اسباب کشی ادارات

پروسه انجام اسباب کشی در ادارات و شرکت های بزرگ ممکن است به کاری خسته کننده و زمانبر تبدیل شود در صورتی که انجام امور مربوط به بسته بندی و جابجایی لوازم دفاتر کاری که مربوط به تعداد کمی از افراد است ممکن است زمان زیادی نبرد و خود شما نیز بتوانید از پس آن بربیایید. بنابراین اگر که در قصد دارید محل شرکت خود را تغییر دهید، به شما پیشنهاد می کنیم تا از خدمات باربری اتوبار های معتبر در سطح شهر کمک بگیرید تا بتوانید با انجام برنامه ریزی صحیح و طبقه بندی مناسب برای فایلهای اداری خود در زمان کوتاهتری کارهای جابجای را به پایان برسانید. در این مقاله از باربری تهران آتی بار به شما نکاتی را آموزش می دهیم تا با نظم و دقت بیشتری کارهای مربوط به اسباب کشی شرکت و اداره را انجام دهید.

اقدامات مربوط قبل از اسباب کشی ادارات

تنطیم برنامه و آگاهی کارمندان

در صورتی که اقدامات مربوط به انتخاب واحد جدیدی که قصد دارید به آنجا منتقل شوید را کاملا انجام داده اید و باید هماهنگی های دیگری را نیز در نظر بگبرید. حداقل یک هفته پیش از اسباب کشی کارمندان را از زمان و روز اسباب کشی اداره خود مطلع کنید. چرا که به دلیل تعطیل بودن شرکت در زمان اثاث کشی نیاز است تا کارکنان کارهای خود را جمع بندی و سازماندهی کنند و امور مربوط به مشتریان ثابت را تا جایی که امکان دارد انجام دهند. در کنار این مورد باید به مشتریان خود نیز اطلاع دهید که در چه بازه ای مشغول انجام امور جابجایی به شرکت جدیدتان هستید. زیرا ممکن است در روزهای حمل اثاثیه تلفن‌های شرکت قطع باشد و کارمندان نیز به سیستم های خود دسترسی نداشته باشند. داشتن برنامه ریزی دقیق و اطلاع به موقع به کارمندان می تواند از مشکلاتی مانند سردرگمی کارمندان در انجام کارها جمع آوری و آماده سازی لوازمشان برای حمل و نقل و یا اعتراض مشتریان نسبت به عدم رسیدگی به اموراتشان جلوگیری نماید و بتوانید با خیال آسوده تری کارهای خود را پیش ببرید.

 

ارائه دستورالعمل مشخص به کارمندان

پس از اطلاع رسانی به کارکنان شرکت، شما لیستی از تمام مراحل انجام کار از جمله حرکت و جابجایی را برنامه ریزی کنید و در اختیار عهمکارانتان قرار دهید تا همه بدانند که هنگام اسباب کشی از زمانبندی ها و شرح وظایف خود آگاه باشند. اگر که تصمیم دارید بسته بندی لوازم را نیز خودتان انجام دهید، باید دستوالعمل کامل و تخصصی در مورد نحوه بسته دفاتر و یا کابینها و وسایل اداری خود برای انجام یک جابجایی راحت و امن را نیز در اختیار همکاران قرار دهید. این دستورالعمل باید شامل دریافت روشها و استانداردها و انواع بسته بندی و هر آنچه به آنها مسئول هستند باشد تا بدانند که چه وظایفی را باید انجام دهند.

 

بسته بندی لوازم اداری

چند نکته مهم اسباب کشی شرکت ها و ادارات

به طور کلی مواردی که در اسباب کشی ادارات به هنگام اسباب کشی و جابجایی محل آنها باید رعایت شود به صورت زیر دسته بندی می شوند:

  • حمل و جابجایی میز کنفرانس
  • حمل گاوصندوق شرکت ها
  • فایل ها، پوشه ها و پرونده ها
  • کتاب ها، جزوه ها و لوازم نوشت افزار
  • تجهیزات الکترونیک و کامپیوتری
  •  گل و گیاه و اشیاء تزئینی که در بسیاری از شرکت های خصوصی مورد استفاده قرار می گیرند.
  • کلیه ظروف آشپزخانه شرکت ها (لیوان ها، بشقاب و غیره)
  • حمل و جابجایی مبلمان اداری و میز و صندلی
  • سیستم های روشنایی از قبیل لوستر و لامپ ها

در ادامه یکسری از نکاتی را که در جابجایی لوازم شرکت حتما باید آنها را رعایت کنیم را بررسی می نماییم.

۱٫ از محل قرار گیری وسایل اداری طرح مشخصی داشته باشید.

بهتر است قبل از اقدام به اسباب کشی طرح و نقشه دقیقی از اینکه هر کدام از لوازم و وسایل شرکت در کجا قرار داده شود را در نظر داشته باشید و محل جدید هرکدام از وسایل را از قبل مشخص کنید تا زمان جایگذاری زمان بر نباشد.  برای مثال اگذر از قبل مشخص کنید که میز کنفرانس و گاوصندوق در کدام اتاق محل جدید قرار می گیرد یا پرینتر و میزهای کارمندان و منشی ها قرار است کجا باشد، آماده سازی دفتر کار جدید بسیاری از زحمت های آینده پس از حمل بار را کم می کند.

۲٫ از جعبه و کارتن ضخیم و محکم استفاده کنید

بسیاری از شرکت ها و ادارات در انبار خود تعدادی از جعبه های مربوط به حمل فایل ها و پرونده های مربوطه را نگه داری می کنند. در این جعبه ها می توان پرونده ها و پوشه های شرکت یا اداره، کتاب و یا سایر لوازم را گذاشت و بسته بندی کرد. برای بسته بندی لوازم دیگر مانند کامپیوتر و پرینتر و .. نیز حتما از کارتن های اسباب کشی استفاده کنید. در برخی از کشورهای جهان، جعبه های مخصوصی در ادارات و شرکتها جهت جابجایی وسایل و لوازم کارمندان و پرسنل آنها مورد استفاده قرار می گیرد که به آنها “توت” (Tote) گفته می شود که در واقع نوعی جعبه جهت جابجایی وسایل و فایل های اداری است.

لوازم اداری کارمندان

۳٫ فایل ها و کشو ها را خالی کنید.

از همکاران خود بخواهید تا تمام کاغذها، نامه ها، پرونده ها و فایل های مهم را طرق برنامه ای که در اختیارشان قرار داده اید، به صورت تفکیک شده در جعبه ها و کارتن های مخصوص بسته بندی لوازم در اسباب کشی قرار دهند.تفکیک صحیح و بسته بندی منظم ببه شما کمک می کند تا هنگام چیدن و بازکردن جعبه ها به مشکل با سردرگمی مواجه نشوید.

۴٫ در بسته بندی کامپیوترها دقت کنید.

بسته بندی و حمل صحیح کامپیوتر ها و لوازم برقی در جابجایی و حمل بار ادارات و شرکتها به خصوص بسته بندی مانیتور کامپیوتر ها و لپ تاپ ها که شکستنی و حساس هستند از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. دقت کنید که این وسایل را باید درجیحا در کارتن های مخصوص بسته بندی کنید تا آسسیبی به آنها وارد نشود. همچنین برای گذاشتن دستگاه های فکس و بخش های کامپیوترها (اعم از مانیتور، کیس و یا صفحه کلید) بهتر است در جعبه های آنها از موادی مانند فوم و یا پلاستیک برای پر کردن جعبه استفاده کنید تا میزان ضربه وارده به آنها در طول اسباب کشی و جابجایی، به حداقل برسد. البته این را بخاطر داشته باشید که یک کارگر حمل بار حرفه ای و با تجربه حتما به اهمیت چنین مواردی واقف است.

۵٫ روی کارتن ها و جعبه ها برچسب بچسبانید.

برچسب گذاری روی جعبه ها و کارتن ها تا حد بسیار زیادی به سرعت گرفتن پروسه اسباب کشی شرکت شما کمک می کند. به این علت که با مشخص شدن اینکه هر جعبه حاوی چه وسایلی است و کجا باید قرار بگیرد، کارگران حمل بار آنها را از ابتدا در محل تعیین شده قرار می دهند و دیگر نیازی به جابجایی بیشتر برای قرار دادن آن در محل مناسب ندارید. حتی می توانید جهت راحت تر شدن این کار، از برچسب های رنگی استفاده کنید و یا آنها را شماره گذاری کنید.  برای مثال کامپیوترهایی که به سالن اصلی محل جدید شرکت یا اداره حمل می شوند، را با شماره های PC1 ، PC2 و … الی آخر مشخص کنید. اگر برچسب در اختیار ندارید می توانید از تکه های کاغذ استفاده کنید و یا با ماژیک روی کارتن ها یادداشت کنید.

برچسب گذاری جعبه های اسباب کشی

استفاده از برچسب گذاری صحیح باعث می شود تا بسته بندی ها در گوشه ای از اتاق ها یا سالن های شرکت بر روی هم انباشته نشوند. به خاطر داشته باشید که هزینه لوازم اداری بالاست و از ارزش بالایی برخوردارند و هر گونه سهل انگاری ممکن است خسارت زیادی را در بر داشته باشد. بنابراین به شما پیشنهاد می کنیم که در بسته بندی لوازم اداری حتما نکاتی را که به آنها اشاره کردیم را رعایت کنید.

در صورت تمایل به دریافت خدمات بسته بندی از آتی بار می توانید از طریق شماره های ۲۲۰۲۱۸۵۳ – ۸۸۷۷۳۸۰۶ – ۴۴۳۶۰۱۴۶  با ما در تماس باشید.

نکات مربوط به روز اسباب‌کشی شرکت

  • برای انجام امور اسباب کشی ترجیحا یکی از روزهای وسط هفنته را انتخاب کنید تا از شلوغی خیابانها در امان باشید.
  • از باربری معتبری که قرار است در اسباب کشی شما را همراهی کند مشاوره بگیرید تا ماشین های مناسب با میزان و نوع بار شما را د راختیارتان قرار دهد.
  • از چند نفر همکاران برای راهنمایی کارگران حمل اثاثیه بخواهید که در روز اسباب کشی در کنار شما باشند و به بقیه اجازه دهید تا مرخصی چندروزه داشته باشند.
  • به هنگام بارچینی و تخلیه بار بر کار کارگران نظارت کافی داشته باشیدو هر چند که کارگران مشغول در باربری های معتبر در جابجای وسایل دقت کافی دارند.

 

اقدامات پس از اسباب کشی ادارات و شرکت‌ها

  • پس از انتقال تمامی اثاثیه به محل جدید اتاق هرکسی را مشخص نمایید. بخش‌های عمومی شرکت را بچینید.
    از کارکنان بخواهید تا اتاق خود را مرتب کنند.  با این کار هم سرعت عمل جابجایی بالاتر می‌رود. د.
    برای نصب دستگاه‌ها می‌توانید از فردی متخصص کمک بگیرید.
    تلفن‌ها، شبکه‌های کامپیوتری را نصب و راه‌اندازی کنید.
    حتماً اطلاعات تماس خود را بروز نمایید. با مشتریان خود در تماس باشید و اطلاعات تماس جدیدتان را در اختیارشان قرار دهید.
    پس از اتمام امور اسباب کشی اداره بهتر است به مناسبت مهمانی ترتیب دهید و برای روزهای فعالیت در شرکت جدید انرژی بیشتری آماده شوید.
[تعداد: 9    میانگین: 5/5]
0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *